El usuario debe tener en cuenta que el Proveedor puede anexar documentos en dos espacios distintos de la pantalla anterior: * en “Anexos solicitados”; y * en Otros anexos, sección donde el Proveedor puede incluir documentos adicionales a los exigidos con la oferta.  En el caso que en la configuración del Proceso la Entidad Estatal haya definido que debe presentarse una garantía, entre los documentos aparece una sección “Seriedad de la oferta”. En ella el responsable del Proveedor debe anexar obligatoriamente la póliza respectiva e indicar el valor la fecha de validez de la misma.

Colombia Compra Eficiente publica en la Tienda Virtual del Estado Colombiano los catálogos de las grandes superficies para que las Entidades Estatales compren bienes hasta por el valor de su mínima cuantía. Todas las Grandes Superficies están invitadas a ofrecer sus catálogos en la Tienda Virtual.

El usuario debe estar suscrito en el Proceso para crear una oferta. Para el efecto, el usuario debe ingresar al área de trabajo del Proceso y hacer clic en “Crear oferta”. Al hacer clic en “Crear oferta”, SECOP II muestra el formulario para crear la oferta e indica los pasos que el usuario debe seguir (en la parte superior izquierda de la pantalla).  El usuario debe diligenciar o anexar en cada uno de los siguientes pasos: 1. Información General - 2. Cuestionario - 3. Documentos.

Los instrumentos de Agregación de Demandan ofrecen a las Entidades Estatales facilidad, rapidez y buenos precios para adquirir bienes, obras y servicios.

El usuario administrador debe configurar el idioma de SECOP II español (Colombia) para asegurar el correcto funcionamiento y elegir la zona horaria que debe ser (UTC-05:00) Bogotá, Lima, Quito, haciendo clic en la opción “Idioma y Hora”. Si la Entidad Estatal está en una zona horaria distinta, puede indicarlo así y el SECOP II enviará las notificaciones en la hora equivalente.

La Tienda Virtual del Estado Colombiano es la plataforma que permite hacer compras a través de los instrumentos de Agregación de Demanda y en Grandes Superficies

Cuando el usuario termine de diligenciar todos los pasos de la creación del proceso, debe hacer clic en “Ir a publicar”. Al hacer clic en esta opción, el proceso se hace público en el SECOP II, con lo que puede ser consulta por otras Entidades Estatales, por los Proveedores y por la ciudadanía en general. Desde ese momento, el proceso queda abierto para la presentación de observaciones por parte de los Proveedores que se suscriban al proceso.

Los Acuerdos Marco reducen el número de procesos de contratación. El Estado actúa como un único comprador, unificando términos y condiciones para el suministro de bienes y servicios para el Estado. Además le permiten a la entidad manejar inventarios con mayor flexibilidad. Libera tiempo del comprador público para destinar al cumplimiento de la misión de la entidad. Ayuda a obtener mayor valor de los recursos públicos.

Colombia Compra Eficiente realiza las siguientes actividades:

• Identificación de bienes y servicios de características uniformes y uso frecuente.
• Estudio de la oferta y la demanda de tales bienes y servicios.
• Identificación junto con las entidades públicas de las oportunidades de negocios para el uso de Acuerdos Marco.
• Diseño, estructuración, negociación y firma de Acuerdos Marco.
• Seguimiento a la ejecución de los Acuerdos Marco.
• Oferta de la plataforma para el uso de los Acuerdos Marco.
• Atención de consultas.

Desde la expedición de la ley 1150 de 2007 el Estado puede utilizar Acuerdos Marco. Sin embargo, para ejercer esta potestad era necesario que el Gobierno Nacional señalara la entidad encargada de su diseño, organización y celebración. El numeral 7 del artículo 3 del Decreto 4170 de 2011 estableció entre las funciones de Colombia Compra Eficiente el diseño, organización y celebración de los Acuerdos Marco.