Para aprobar una factura, la persona designada en la Entidad debe ingresar la fecha de recepción original de la factura, el código de registro presupuestal asociado y la entrega a la que corresponde la factura. Adicionalmente debe verificar si el valor a pagar es correcto, así como el porcentaje de amortización de anticipo en caso de que aplique. Cuando termine de verificar que la información es correcta, haga clic en “Aprobar”.  El Proveedor recibe un correo electrónico con la notificación de que la factura fue aprobada. 

d. Aprobación de facturas 
Una vez que los Proveedores completan sus entregas y le envían a la Entidad Estatal las facturas correspondientes, la persona designada en la Entidad Estatal (generalmente del área financiera) debe ingresar al SECOP II, consultar las facturas y aprobarlas o rechazarlas. La plataforma solicita que los Proveedores ingresen el número y fecha de radicación de la factura, lo que significa que los Proveedores deben llevar la factura en físico a la Entidad antes de ingresarla al SECOP II. 

c. Documentos de supervisión del contrato
Para ingresar al SECOP II los documentos de supervisión del contrato, usted debe ingresar a la sección “Documentos de ejecución del contrato” y hacer clic en “cargar nuevo”. Busque el documento en su computador y haga clic en “Anexar”. Los documentos son públicos inmediatamente se cargan al SECOP II. 

b. Registro de entregas no planeadas 
Si durante la ejecución del contrato el Proveedor hace entregas que no estaban registradas en el plan, el SECOP II brinda la opción para ingresarlas. Haga clic en recepción no planeada e ingrese la fecha real de entrega y el bien o servicio entregado. En caso de que el plan de ejecución sea en porcentaje, una entrega no planeada se refiere a completar un porcentaje de entrega que no fue entregado de manera completa en el tiempo estipulado.