Las Entidades Estatales deben realizar un juicioso estudio de planeación identificando sus necesidades y los medios para satisfacerlas. La planeación requiere de la Entidad Estatal un proceso encaminado al conocimiento del mercado y de sus partícipes para utilizar sus recursos de la manera más adecuada y satisfacer sus necesidades generando mayor valor por dinero en cada una de sus adquisiciones.

La Entidad Estatal responsable de realizar la publicación del convenio o contrato interadministrativo y los documentos derivados del mismo en el SECOP será la Entidad Estatal contratante. Si no es fácilmente determinable quien es la entidad contratante, la publicación la debe hacer la Entidad Estatal que adelantó el Proceso de Contratación.  

Si, pues de conformidad con lo establecido en el parágrafo 2 del artículo 20 la Ley 1150 de 2007, las Entidades Estatales que celebren contratos con recursos de Organismos Internacionales tendrán la obligación de reportar dicha información en el SECOP.

No, la comisión de estudios es una situación administrativa y el acto por el cual se autoriza la misma no es un contrato en los términos del Sistema de Compra Pública, toda vez que la comisión es una condición en la cual se encuentra el funcionario en relación con la Entidad en la cual presta sus servicios por un momento determinado. En consecuencia, los contratos o convenios que se celebren para autorizar la comisión de estudios no deberán ser publicados en el SECOP.

La obligación de publicar en el SECOP se predica de la actividad contractual incorporada en el Sistema de Compra Pública. En este contexto, los contratos derivados de relaciones laborales no deben ser publicados en el SECOP dado que a este tipo de relaciones no se les aplica la normativa del Sistema de Compra Pública.

Las Entidades Estatales que aplican Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y demás normas que las modifiquen, aclaren, adicionen o sustituyan deben publicar en el SECOP su actividad contractual, indistintamente de si hay o no una erogación presupuestal. La Entidad Estatal responsable de realizar la publicación del convenio interadministrativo en el SECOP será la Entidad Estatal contratante. Si no es fácilmente determinable quien es la entidad contratante, la publicación la debe hacer la Entidad Estatal que adelantó el Proceso de Contratación.

Cuando hay entidades ejecutoras separadas puede expedirse un Plan Anual de Adquisiciones por Unidad Ejecutora. Esta desagregación no es por ordenación del gasto sino por unidad ejecutora.

El Plan Anual de Adquisiciones es un instrumento de planeación contractual que las Entidades Estatales deben diligenciar, publicar y actualizar. La Entidad Estatal puede incluir bienes, obras y servicios que requiera en cualquier momento del año; de esta manera, si la Entidad Estatal contrata bienes o servicios que no estén incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones, el funcionario a cargo puede ser sujeto de responsabilidad disciplinaria, civil y/o penal por incumplimiento de sus deberes como servidor público.