La Entidad Estatal debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones por lo menos una vez durante su vigencia en el mes de julio. La Entidad Estatal debe actualizar el Plan Anual de Adquisiciones cuando: (i) haya ajustes en los cronogramas de adquisición, valores, modalidad de selección ,origen de los recursos; (ii) para incluir nuevas obras, bienes y/o servicios; (iii) excluir obras, bienes y/o servicios; o (iv) modificar el presupuesto anual de adquisiciones. 

1. Ingresar con usuario y contraseña al SECOP I.
2. En la opción Plan Anual de Adquisiciones, de clic en Actualizar el Plan Anual de Adquisiciones. 
3. Diligenciar los campos requeridos (relacionando exactamente la información previamente registrada).
4. Seleccionar el archivo correspondiente al nuevo Plan Anual de Adquisiciones. 
5. Verificar el cargue del Plan Anual de Adquisiciones en la opción PROVEEDORES. 

El Plan Anual de Adquisiciones debe ser aprobado únicamente por el ordenador del gasto. 

1. Ingresar con usuario y contraseña al SECOP I. 
2. En la opción Plan Anual de Adquisiciones, de clic en Cargar un nuevo Plan Anual de Adquisiciones. 
3. Diligenciar los campos requeridos. 
4. Seleccionar el archivo correspondiente al Plan Anual de Adquisiciones. 
5. Verificar el cargue del Plan Anual de Adquisiciones en la opción PROVEEDORES. 

El Plan Anual de Adquisiciones no tiene límite en el número de códigos por proceso de contratación. Los bienes, obras y servicios deben ser descritos plenamente utilizando el Clasificador de Bienes y Servicios de Naciones Unidas con el máximo nivel posible de descripción de este clasificador. En el caso de un proceso con una gran cantidad de productos o servicios se puede utilizar un código del tercer nivel (nivel clase) para describirlos. 

El Plan Anual de Adquisiciones no tiene en cuenta el valor de las vigencias expiradas. En el PAA se deben incluir los bienes, servicios y las obras públicas planeadas para la vigencia del Plan Anual de Adquisiciones con cargo a los presupuestos de funcionamiento y de inversión. 

Debido a que para el pago de deuda e impuestos no se realizan contrataciones, estos pagos no deben ser incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones. 

Las necesidades adicionales son aquella para los cuales la Entidad Estatal aún no ha identificado completamente el producto con el que puede satisfacerlas. Esto permite que los proveedores estén 2 informados acerca del requerimiento para así presentar propuestas que puedan ayudar a la entidad a identificar plenamente aquello que necesita. 

El Plan Anual de Adquisiciones debe incluir las compras y contrataciones de bienes, servicios y obras públicas planeadas para la vigencia con cargo a los presupuestos de funcionamiento e inversión. En este orden de ideas, el personal vinculado a través de la contratación de servicios de apoyo debe ser incluido en el Plan Anual de Adquisiciones; el personal que compone la nómina de la entidad no debe ser incluido en el Plan Anual de Adquisiciones al no ser vinculado a través de procesos de contratación. 

No existe un valor mínimo para que los bienes y/o servicios sean incluidos en el Plan Anual de Adquisiciones. Este debe reflejar todas las compras de bienes, servicios y obra pública con cargo al presupuesto de inversión y funcionamiento de la entidad estatal para el año en que se encuentran elaborando el PAA.