c. El campo “Plan Anual de Adquisiciones” es para asociar el Proceso de Contratación con las adquisiciones del Plan Anual de Adquisiciones de la Entidad Estatal (PAA). Haga clic en “Agregar”, el SECOP II muestra las líneas del PAA de la Entidad Estatal que se relacionan con los códigos del Clasificador de Bienes y Servicios del Proceso de Contratación y corresponden con la modalidad de selección. Seleccione la adquisición que corresponda al Proceso de Contratación y haga clic en “Confirmar”.

1. Información General
En la sección 1. “Información General” debe diligenciar los datos básicos así: 
a. En “Descripción” escriba el objeto del Proceso de Contratación, recuerde que el campo tiene un límite de 500 caracteres.

Una vez quedan guardados los datos, el SECOP II crea el expediente electrónico del Proceso de Contratación y habilita la creación del pliego borrador electrónico. Este pliego electrónico es un formulario con cinco secciones: Información general, Configuración, Cuestionario, Evaluación y Documentos del Proceso.

El SECOP II le muestra un formulario para incluir los datos básicos del Proceso de Contratación. Diligéncielos y haga clic en “Confirmar”.

Acceda al menú “Procesos” en la barra de inicio y seleccione “Tipos de procesos”. Haga clic en “Concurso de Méritos Abierto” y luego en “Crear”.

Finalizar análisis
El SECOP II le muestra un resumen del análisis comparativo de las cotizaciones que le indica cuál sería el valor total del Proceso de Contratación si logra adquirir cada artículo al precio de la mejor cotización. Haga clic en “Ver detalle# para ver el resumen de los Proveedores que respondieron la solicitud de información, el valor de su cotización y el número de artículos que cotizó.
Para terminar, haga clic en “Finalizar evaluación” y posteriormente en “Terminar Proceso”.

El SECOP II le permite descargar este análisis. Haga clic en “Opciones” que está en la parte superior derecha de la ventana, luego en “Exportación a Excel”. Guarde el archivo y cierre la ventana emergente.

Agregue una referencia para identificar el análisis comparativo y seleccione las cotizaciones recibidas. Luego haga clic en “Crear”. El SECOP II abre una ventana emergente con los bienes y servicios ingresados por la Entidad Estatal en la solicitud de información. Al lado derecho aparecen los valores cotizados por los diferentes Proveedores. En amarillo el SECOP II muestra el menor precio cotizado por bien o servicio.

Analizar las cotizaciones
Cuando se cumple el tiempo límite para el envío de respuestas a la solicitud de información, la Entidad Estatal puede crear un análisis comparativo de precios desde el área de trabajo. Haga clic en “Nuevo” en la sección de “Evaluación económica”.